Dokumentenablage/archivierung (DMS) extern

Dieses Thema im Forum "Telefon und Ablage (Archivierung)" wurde erstellt von DennisM, 15. Dezember 2016.

  1. DennisM

    DennisM Member

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    Wir haben uns lange mit dem Thema beschäftigt eine digitale Dokumentenarchivierung einzuführen.
    Mit der in Powerhaus enthaltenen Lösung konnten und wollten wir nicht arbeiten.

    Wir haben uns für ein externes Cloudbasiertes System entschieden und ich muss sagen das klappt hervorragend.
    Dokumente aus Powerhaus werden direkt in der Mieter/Eigentümerakte archiviert.

    Alle Eingangspost wird eingescannt und verschlgwortet und dann archviert.
    Das gleiche gilt für E-Mails.

    Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung
     
  2. Marek Leeker

    Marek Leeker Forenmanager Mitarbeiter

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    Hallo DennisM,

    schade dass Sie einen Weg außerhalb von Powerhaus suchen mussten, um Ihre internen Anforderungen umzusetzen.
    Aktuell sind wir ebenfalls dabei eine Erweiterung von PowerHaus anzubieten, die die digitale Korrespondenz vollumfänglich unterstützt.

    Schwerpunkt liegt dabei natürlich auf eine direkte Programmanbindung, so dass die archivierten Dokumente ganz einfach aus dem Programm heraus hochgeladen werden können.
    Die Archivreiter aus sämtlichen Programmfenstern (Adresse, Vertrag, Einheit und Objekt) können hierfür genutzt und bei Bedarf, einzelne oder alle Dokumente online gestellt werden.

    Ein weiterer Vorteil wird es sein, dass unsere Kunden die Möglichkeit haben, ihr eigenes Dokumentenportal vollumfänglich zu administrieren, anzupassen und Zugänge für Mieter, Eigentümer, Handwerker, usw. zur Verfügung zu stellen. Versandkosten (Porto und Bearbeitungsgebühren) werden reduziert und klein gehalten.

    Eine Umsetzung ist im 1.Halbjahr 2017 geplant. Wir befinden uns aktuell in Testphasen mit einzelnen Pilotkunden, so dass der Produktivstart immer näher rückt.

    Vielleicht entspricht diese neue Art von digitaler Dokumentenablage und Archivierung Ihren Ansprüchen und wir können mit dieser Lösung Ihre Anforderungen erfüllen.
     
  3. DennisM

    DennisM Member

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    Falls Sie eine Alternativlösung suchen, sprechen Sie mich gerne an. Gerade die Cloudlösung schützt den Enduser vor hohen Anschaffungskosten.
     
    Robert Wiederhold gefällt das.
  4. Michael Henkel

    Michael Henkel Member

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    Weitere Informationen zu dem von Herrn Leeker angesprochenen PowerHaus Dokumenten-Portal finden Sie hier:
    https://www.powerhaus.de/dokumenten-portal/

    Einfach besserer Service mit dem Dokumenten-Portal für Haufe PowerHaus
    Das neue Dokumenten-Portal von Haufe PowerHaus ist eine Online-Plattform zur Archivierung und dem Austausch von Dokumenten. Direkt aus Haufe PowerHaus heraus können Sie jedem Eigentümer, Mieter oder Geschäftspartner die für sie bestimmten Dokumenten online bereitstellen. Sie können so Ihren Kunden einen einzigartigen Service anbieten, mit dem Sie sich von anderen Verwaltungsunternehmen besser absetzen können.

    Aktuelle Informationen erhalten Sie durch unsere Webinare:
    https://www.powerhaus.de/beratung-schulung/webinar/einfach-besserer-service/
    Einfach anmelden...

    Bei weiteren Fragen sprechen Sie bitte Ihren zuständigen Account-Manager an.
     
  5. Robert Wiederhold

    Robert Wiederhold Member

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    Hallo Herr Henkel,

    an dieser Stelle zunächst viele Grüße aus München ;)

    Mit Erstaunen nehme ich zur Kenntnis, dass am 16.03. u. 23.03. das folgende Webinar angeboten wird und laut Beschreibung eine ausführliche Präsentation beinhaltet.



    Gleichzeitig suggeriert man den Pilotpartnern eine intensive Zusammenarbeit die bis zum 31.03. läuft. Wie kann also dem "breiten" Publikum bereits eine präsentationsfähige Lösung gezeigt werden, wenn "eigentlich" noch daran gearbeitet wird? :confused:

    Werden die Pilotpartner zu dem Webinar eingeladen oder sollten Sie teilnehmen?

    Viele Grüße!

    R. Wiederhold
     
  6. Michael Henkel

    Michael Henkel Member

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    Hallo Herr Wiederhold,

    viele Grüße zurück aus Bielefeld.
    Erstmal danke, dass Sie als Pilotpartner zur Verfügung stehen, um das Dokumenten-Portal auf Herz und Nieren zu testen.
    Die Funktionalität des Portals ist ja bereits gegeben, in der Pilotpartnerphase geht es darum, das Ganze zu testen und zu optimieren.
    Deshalb ist es auch möglich, das Portal in einem Webinar vorzustellen.
    In dem Webinar geht es primär um die Abläufe, Möglichkeiten und Vorteile, die das Portal bietet.

    Die Themen des kostenfreien Webinars
    • Vorstellung und Einführung in das Thema
    • Ausführliche Präsentation vom Haufe PowerHaus Dokumenten-Portal
    • Preise und Laufzeiten
    • Ausführliche Präsentation des neuen Modulkonzepts von Haufe PowerHaus
    • Fragen & Antworten im Chat
    Da Sie ja mit unseren Ansprechpartnern während der Testphase in direktem Kontakt stehen, ist eine Teilnahme an dem Webinar nicht zwingend notwendig,
    da Sie ja über den Stand direkt informiert sind.
    Sicherlich wird es in dem Webinar auch noch die eine oder andere zusätzliche Information geben, deshalb müssen Sie entscheiden, ob Sie die Stunde Zeit investieren.
    Bitte bei Bedarf über den Link https://www.powerhaus.de/beratung-schulung/webinar/einfach-besserer-service/ anmelden, damit unser Team Ihnen den Zugang schicken kann.

    Bei weiteren Fragen können wir auch gerne einmal telefonieren.

    Viele Grüße
    Michael Henkel
     
    Robert Wiederhold und Marek Leeker gefällt das.
  7. Robert Wiederhold

    Robert Wiederhold Member

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    Hallo Herr Henkel, hallo Herr Leeker,

    aufgrund Ihrer Info würde ich vorschlagen, dass Sie alle Pilotpartner zu diesem Webinar einladen. Bin mir nicht sicher, ob hier schon alle mitlesen. ;)


    Vielen Dank und beste Grüße!

    Robert Wiederhold
     
  8. PollandG

    PollandG Member

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    Hallo Zusammen,
    die Entwicklung von PH kommt für uns hier etwas zu spät :)
    Wir verwenden seit 11 Jahren ein DMS (www.dokuwork.com) und
    haben hier ca. 150.000 Datensätze (Postein- und ausgang, Email, Telefon, Termine, usw.) im Zugriff. Die Anbindung unserer Telefonanlage mit PhoneSuite war kein Problem und funktioniert perfekt.
    Die Daten liegen bei uns im Hause auf dem Server (Speicherplatz kostet ja nichts mehr).
    Seit ca. 1 Jahr testen wir das neue Online-Portal als Pilotkunde und haben dies zwischenzeitlich zur "Serienreife" mit entwickelt.
    Auf dem Online-Portal (zwischenzeitlich ca. 2 GB Daten) stellen wir unseren Kunden alle für ihn relevanten Daten (z.B. BK u. HK-Abr., Energieausweise,
    Vers.Urkunden, Vordrucke, und und und) Online zur Verfügung.
    Wer sich wirklich für ein leistungsfähiges DMS interessiert, sollte sich das mal ansehen (es gibt auch eine kostenlose Einzelplatzversion im Download).
     
  9. Michael Henkel

    Michael Henkel Member

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    Sehr geehrter Herr Polland,

    vielen Dank für Ihre Info und Werbung für Ihr Dokumentenmanagementsystem. Davon gibt es sicherlich viele am Markt die auch sehr leistungsfähig sind.
    Allerdings haben diese alle einen Nachteil, die Programme sind nicht in das PowerHaus integriert. Die Informationen wie Posteingang und Postausgang, Email, Telefon, Termine, usw.
    sind in einem separaten System, welches in den meisten Fällen umständlich und nur mit doppelter Datenpflege genutzt werden kann. Es sei denn Sie haben sich mit viel Aufwand eine Schnittstelle programmieren lassen.
    Die von Ihnen genannten Daten sind im PowerHaus bereits integriert, d.h. alle Daten in einer Mieterakte auf einen Blick, ohne das Programm wechseln zu müssen.
    Mit dem integrierten Dokumenten-Portal müssen Sie nicht mehr manuell entscheiden, wer bekommt die Unterlagen per Brief, per Mail oder ins Portal gestellt.
    Das übernimmt PowerHaus automatisch für Sie und berücksichtigt auch die Archivstruktur im PowerHaus. Sie können im Portal also Dokumente sowohl für den
    Eigentümer, Mieter, Handwerker/Dienstleister als auch für eine Gemeinschaft (Objekt) zur Verfügung stellen. Bei Bedarf können Sie einzelne Dokumente
    mit einem Klick auch wieder zurücknehmen.
    Also eine komplett integrierte Lösung, die unseren PowerHaus Anwendern einen wirklichen Mehrwert bietet, ohne doppelte Eingaben und lästige Schnittstellen.
    https://www.powerhaus.de/dokumenten-portal/

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  10. PollandG

    PollandG Member

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    Sehr geehrter Herr Henkel,
    es war eigentlich nicht als Werbung gedacht, nur wir haben dieses DMS seit über 10 Jahren im Einsatz und wechsle ich nicht mehr die "Pferde". Würde ja auch im Hinblick auf doppelte Software nichts mehr bringen (die Altfälle wären ja in Dokuwork und nur ab sofort in PH). Da hin und her erspare ich mir lieber.
    Für einen Neueinsteiger in ein DMS ist die Lösung von PH sicherlich eine feine Sache.
     
  11. Michael Henkel

    Michael Henkel Member

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    Sehr geehrter Herr Polland,

    ich kenne Ihre Struktur und die Nutzung des PowerHaus Archivs nicht. Wenn die Dokumente im PowerHaus Archiv hinterlegt sind, ist das Hochladen kein Problem.
    Aber wenn Sie mit Ihrer jetzigen Lösung zufrieden sind, dann ist ein Wechsel immer wohlüberlegt und mit mehr oder weniger Aufwand verbunden.
    Es gibt aber viele PowerHaus Anwender die bisher kein Portal nutzen, für diese Kunden ist unsere Lösung ein hervorragendes Angebot um die Abläufe zu optimieren und Zeit und Kosten zu sparen.
    Ein schönes Restwochenende.
    Gruß
    Michael Henkel